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Actividad Individual: Planificación

Descripción de la Actividad

reloj_espiralEn esta actividad se estudia la importancia de la planificación de los proyectos así como de los diagramas de red. Para ello se ha desarrollado una actividad en la que se ha elaborado un diagrama de red y un cronograma utilizando la herramienta MS Project 2010.

A continuación dejo aquí mi reflexión.

Diagrama de Red y uso de MS Project

Hasta realizar esta actividad, solo había utilizado la versión 2007 de este programa y para cronogramas mucho más sencillos. Dada esta circunstancia, opté por empezar a manejarme en MS Project 2010 y abordé la práctica intentando hacer el cronograma partiendo de la tabla de actividades del ejercicio. Pensaba que esto sería relativamente sencillo, pero pasar del uso de sucesores en la tabla a predecesores en el programa, daba lugar a cometer errores muy fácilmente. Finalmente descarté seguir en esa línea y comencé de nuevo pero por el diagrama de red. Esto fue una buena decisión porque el avance fue mucho mayor al ver la planificación mucho más clara. Por tanto, una primera conclusión personal es no comenzar la construcción de un cronograma sin antes tener hecho el diagrama de red.

Al elaborar el diagrama también hice un primer esquema del tipo flechas pero después probé con el esquema de nodos y me decidí por este finalmente. En mi criterio, y en este caso al menos, creo que es más clara y visual esta opción.

En cuanto al programa en si, no creo que diga nada nuevo si hablo de su potencia. Lo cierto es que, partiendo de las tareas, duración y su orden de precedencia se determina fácilmente, desde los plazos de los entregables, hasta la finalización del proyecto. Eso si, es importantísimo hacer una buena estimación de los tiempos, pero esto no depende de la herramienta.

Personalmente creo que está lleno de utilidades muy ventajosas como:

  • Llevar un control de horas de los recursos de trabajo (vacaciones, festivos, bajas, etc.)
  • Presupuestar costes de entregables y coste total del proyecto, al tener la opción de asignar los recursos a las tareas y tener los costes de dichos recursos.
  • Gestionar sobrecargas  de los recursos. Es muy fácil pasar por alto estas sobrecargas si no se dispone de herramientas como esta.

No he tenido tiempo de averiguar a fondo las ampliaciones y mejoras que supongo que tendrá esta versión, pero tengo que decir también, que usarla se me ha hecho complicado en ocasiones. Los menús en “cinta” se hacen más visuales que en anteriores versiones pero mi sensación continua era: “¿y donde está ahora esto aquí?”.

Por otra parte, en este ejercicio me he enfrentado al problema de la sobrecarga de recursos por primera vez (ya comentaba que hasta ahora no había hecho cronogramas complicados). Gestionarlas ha sido el mayor aprendizaje que he tenido en esta práctica puesto que implica tomar decisiones de reparto de recursos y/o dedicación. En este ejercicio he optado por gestionar  los recursos repartiendo su dedicación porque creo que se ajustaba más a los requisitos de la práctica. Pero esto me ha dado una visión muy buena de como resolver este tipo de problemas con varias alternativas.

La Planificación. Experiencia profesional

Considero esencial planificar un proyecto y, sobre todo, hacerlo lo mejor posible, porque creo que el éxito del proyecto depende en gran medida de esto.

En mi experiencia profesional las planificaciones han estado lejos de la realidad y esto ha generado incumplimientos, sobrecostes, desmotivación, etc. En todos los casos ha sido por los famosos skateholders negativos. Las mismas personas que planifican han llegado con la típica frase: “tienes que dejar lo que estés haciendo porque ha salido esto más urgente…”

Como estimación que es una planificación, hay que considerar estos imponderables y la realidad es que no se tienen muchas veces en cuenta por los motivos de siempre: compromisos, intereses personales, etc. Las consecuencias de esto son muy negativas y todos las sabemos: sobreesfuerzos, horas extras, elevación de costes, etc.

Seguro que esto es habitual en muchas empresas y aquí el uso de las herramientas de planificación pueden ayudar muchísimo. No solo sirven para planificar, sirven para aportar información de proyectos pasados que ayudan a afrontar los futuros. Deberían usarse más estas herramientas para elaborar cronogramas, recursos y costes de como se ha desarrollado un proyecto hasta su finalización en la realidad. Esta información es muy útil aunque muy infrautilizada, pero es conocido que ayuda mucho a ajustar mejor la estimación de planificaciones posteriores.

Un saludo.

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